Σκοπός της «INTΡΟΦΕΞ ABEE» είναι η διαμόρφωση ενός μηχανισμού παραπόνων, που δίνει τη δυνατότητα σε άτομα, εργαζομένους, κοινότητες ή/και κοινωνία πολιτών, αγοραστών, προμηθευτών, συμπεριλαμβανομένων των καταγγελλόντων, να διατυπώσουν ελεύθερα τα παράπονά τους και να υποβάλουν κάθε αναφορά που θεωρούν βάσιμη και αληθή.

1. Η παρούσα Πολιτική καθορίζει τις αρχές και το πλαίσιο λειτουργίας βάσει του οποίου η Εταιρεία λαμβάνει, επεξεργάζεται και διερευνά επώνυμες και ανώνυμες αναφορές για παράπονα, σοβαρές παρατυπίες, παραλείψεις ή άλλες αξιόποινες πράξεις που υπέπεσαν στην αντίληψη του προσωπικού, πελατών, προμηθευτών ή και οποιωνδήποτε τρίτων.

2. Η Εταιρεία εγγυάται το ανώτατο επίπεδο ηθικής και επαγγελματικής συμπεριφοράς και τη μηδενική ανοχή έναντι οποιωνδήποτε παράνομων και παράτυπων ενεργειών, οι οποίες μπορεί να πλήξουν το κύρος και τη φήμη της. 3. Η διαδικασία υποβολής αναφορών αφορά όλο το προσωπικό, όλους τους πελάτες, οποιονδήποτε παρέχει υπηρεσίες στην εταιρεία, αλλά και οποιονδήποτε τρίτο. Πιο συγκεκριμένα, η δυνατότητα υποβολής επώνυμων ή ανώνυμων αναφορών αφορά τα πιο κάτω πρόσωπα: τα Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, τα πρόσωπα που ασκούν οποιαδήποτε διοικητικά καθήκοντα, το απασχολούμενο προσωπικό, τους προμηθευτές, τους πελάτες, οποιοδήποτε τρίτο πρόσωπο που κατέχει απόδειξη ή/και πληροφορία σχετικά με παράπονα, παράτυπες ή παράνομες ενέργειες που αφορούν στην Εταιρεία.

4. Η παρούσα Πολιτική αποσκοπεί στο να διασφαλίσει την ακεραιότητα, το κύρος και τη φήμη της Εταιρείας, στο να συμβάλει στην έγκαιρη επισήμανση κινδύνων και στη λήψη των κατά περίπτωση κατάλληλων διορθωτικών μέτρων με γνώμονα την ενδυνάμωση της εμπιστοσύνης και της ασφάλειας, για προσωπικό, προμηθευτές, συνεργάτες και τρίτους, οι οποίοι καλούνται να αναφέρουν στην Εταιρεία κάθε παράπονο, παράνομη ή παράτυπη πράξη που υποπίπτει στην αντίληψή τους. Η διαδικασία υποβολής αναφορών αποσκοπεί στην ενδυνάμωση της διαφάνειας, η οποία ενθαρρύνει την αναφορά περιστατικών που εγείρουν υποψία για σοβαρές παραβάσεις των διαδικασιών

και των πολιτικών της Εταιρείας, καθώς και στην αποκάλυψη περιστατικών απάτης, διαφθοράς, εξαναγκασμού ή άλλων παραβάσεων.

5. Η Εταιρεία προστατεύει την ανωνυμία και την αρχή εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές.

6. Οι αναφορές πραγματοποιούνται υπό την προϋπόθεση της ειλικρινούς και εύλογης πεποιθήσεως ότι έχει διαπραχθεί το αναφερόμενο συμβάν σε περίπτωση που αυτό συνδέεται με οποιαδήποτε πράξη ή παράλειψη. Το προσωπικό, οι πελάτες, οι προμηθευτές της Εταιρείας αλλά και οποιοσδήποτε τρίτος καλείται να υποβάλει αναφορά για παράπονα, αξιόποινες πράξεις, ύποπτα περιστατικά παράνομης συμπεριφοράς, περιστατικά κακοδιαχειρίσεως ή σοβαρών παρατυπιών - παραλείψεων σε σχέση με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της Εταιρείας. Ενδεικτικά: περιστατικά που αφορούν σε παράπονα πελατών, σε πράξεις που παρουσιάζουν χαρακτηριστικά βαρείας αμέλειας, υποψία απάτης ή διαφθοράς, πράξεις ή παραλήψεις που πλήττουν τη φήμη της Εταιρείας, καταστάσεις σύγκρουσης συμφερόντων, παρατυπίες και παραβιάσεις πολιτικών και διαδικασιών που μπορεί να προκαλέσουν οικονομική ζημία στην εταιρεία, πράξεις και παραλείψεις που θέτουν σε κίνδυνο την ασφάλεια του απασχολούμενου προσωπικού, πράξεις που σχετίζονται με προσφορά ή αποδοχή δωροδοκίας ή πράξεις και παραλείψεις που μπορεί να οδηγήσουν σε επιζήμιες καταστάσεις για το περιβάλλον και μπορούν κατά συνέπεια να προκαλέσουν οικονομική ζημία στην Εταιρεία.

7. Οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν επώνυμα ή ανώνυμα μέσω ταχυδρομείου στη διεύθυνση: Θέμιδος 15, Αγ. Ι. Ρέντης ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στην ηλεκτρονική διεύθυνση complaints@introfex.gr

ή μέσω τηλεφώνου στο τηλ: + 30 210 4836 352. Η Εταιρεία διατηρεί την εμπιστευτικότητα και προστατεύει την ταυτότητα του υποβάλλοντος την αναφορά, για τις περιπτώσεις στις οποίες ο αποστολέας έχει επιλέξει να μην είναι ανώνυμος. Σημειώνεται ότι η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος ενδέχεται να απαιτηθεί κατά την δικαστική ή άλλη νομική διαδικασία, στο πλαίσιο διερευνήσεως της αναφοράς. Λαμβάνει γνώση των αναφορών μόνον περιορισμένος αριθμός προσώπων που έχουν οριστεί από

 

την Εταιρεία να τις διερευνήσουν και δεσμεύονται εκ των καθηκόντων τους να τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας. Με τον τρόπο αυτό, τα πρόσωπα τα οποία αποτελούν αντικείμενο της αναφοράς προστατεύονται μέχρι να ολοκληρωθεί η έρευνα των αναφερομένων.

8. Η εταιρεία προστατεύει τους αναφέροντες, όταν πρόκειται για εργαζομένους της, από οποιαδήποτε αντίποινα που δύναται να επηρεάσουν την εξέλιξη τους ή τη συνέχιση της απασχόλησής τους. Οποιοσδήποτε υποβάλλει αναφορά προστατεύεται όσον αφορά στο εταιρικό περιβάλλον από απειλές ή δυσμενή μεταχείριση ως αποτέλεσμα της υποβολής της αναφοράς.

9. Οι αναφορές για λόγους πληρότητας δύναται να περιλαμβάνουν ενδεικτικώς και όχι περιοριστικά τα γεγονότα που προκάλεσαν το παράπονο, την υποψία/ανησυχία, με αναφορά σε ονόματα, ημερομηνίες, στοιχεία και πληροφορίες, αλλά και τους λόγους που οδήγησαν στην υποβολή της αναφοράς.

10. Οι αναφορές εξετάζονται από Επιτροπή Αξιολογήσεως Αναφορών, που συγκροτείται από την Εταιρεία με ετήσια θητεία και σε αυτή επιλέγονται να συμμετάσχουν, πρόσωπα και των δύο φύλων. Στην Επιτροπή συμμετέχουν υποχρεωτικά και εργαζόμενοι της εταιρείας. Η Επιτροπή Αξιολογήσεως Αναφορών πρέπει να διαθέτει τεχνογνωσία να είναι αμερόληπτη κατά τη διερεύνηση των αναφορών και προσβάσιμη σε οποιονδήποτε επιθυμεί να της εισφέρει στοιχεία ή και πληροφορίες σε σχέση με τις υπό διερεύνηση αναφορές. Σε περίπτωση που μέλος της Επιτροπής βρεθεί σε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, αντικαθίσταται ad hoc από άλλο πρόσωπο που ορίζει η Διοίκηση της Εταιρείας. Οι αποφάσεις της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών λαμβάνονται κατά πλειοψηφία. Η Επιτροπή Αξιολογήσεως Αναφορών σε περίπτωση που αξιολογεί την αναφορά ως σημαντική και από αυτή προκύπτουν σοβαρές παρατυπίες, παραλείψεις ή αξιόποινες πράξεις, πέραν του εγγράφου πορίσματος της σχετικής διερεύνησης, που γνωστοποιείται στο πρόσωπο που υπέβαλε την Αναφορά το αργότερο μέσα σε έναν μήνα από την υποβολή της, εισηγείται στη Διοίκηση της Εταιρείας και τη λήψη κάθε περαιτέρω αναγκαίου μέτρου.

 

Την επιτροπή απαρτίζουν η Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας και Ασφάλειας Τροφίμων, ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού και η Υπάλληλος Τμήματος Διαχείρισης Ποιότητας και Ασφάλειας Τροφίμων.

11. Τυχόν αναφορές ή παράπονα σχετικά με ανθρώπινα ή και εργασιακά δικαιώματα αντιμετωπίζονται με τη δέουσα προσοχή και σε περίπτωση που η σχετική αναφορά κριθεί ως βάσιμη, λαμβάνονται όλα τα απαραίτητα μέτρα αποκατάστασης με βάση σχετικό Πρωτόκολλο Αποκατάστασης, το οποίο συντάσσεται σε συνεργασία με την Ομάδα Πολιτικής Ισότητας και γνωστοποιείται στα εμπλεκόμενα άτομα εντός εύλογου χρονικού πλαισίου. 12. Όλοι οι εργαζόμενοι της εταιρίας λαμβάνουν την κατάλληλη ενημέρωση για την λειτουργία της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών μέσω της παρούσας διαδικασίας και για όσους δεν μπορούν να διαβάσουν, η ενημέρωση γίνεται προφορικά. Για κάθε ενδιαφερόμενο, που δεν βρίσκεται στο εσωτερικό της Εταιρείας, η παρούσα πολιτική είναι αναρτημένη στο website της εταιρείας.

 

Η παρούσα πολιτική υιοθετήθηκε από το Δ.Σ. της Εταιρείας και γνωστοποιείται σε όλο το προσωπικό για να λάβει γνώση.